menu

对于收集箱中你所收集到的每一件事务、每一条备忘录或者每一个自然萌生的念头,你该如何处理呢?


这是一件什么事情

首先我们需要搞清楚这些东西是什么,需要做些什么。

比如,我们从上级主管接收到了大量烦琐的信息和任务,而这些内容往往容易从我们的个人管理体系中溜掉,是不是应该想想办法、加以解决呢?当我们收到人力资源部门转发的电子邮件,通知我们某某政策的某某情况时,我们又应该怎么处理呢?搞清楚这些,然后才能进行下一步行动。


是否需要采取行动?

对于这个问题有两种回答:是和否。


不需要采取行动

如果答案是否定的,那么有两种可能性:

1、是一些根本没有用的垃圾,那么在收集箱里点击删除按钮直接删除;

2、目前没有采取行动的必要,但是日后可能需要处理,在收集箱里面把事务放入将来某天;


需要采取行动

如果答案是”是“,也就是需要采取行动,面对这类需要着手处理的材料,你必须回答一个问题,这件事具体的下一步行动是什么?

1、如果这件事情需要一系列的行动才能实现它的目标或者结果,你就可以将其创建为一个分组(或项目),每周回顾一下这个项目,将会帮助你回忆起这个尚未解决的问题。

2、下一步要采取什么行动?对于你所收集到到任何材料来说,这都是一个关键性的问题,“下一步行动”是指那些可执行、可操作到具体到行动,并且只有将其完成之后才能推动整个事情向着既定目标发展。下一步行动的几个例子:

- 给某某某打个电话,让他提供他所推荐的那家修理厂的电话号码

- 起草有关预算会议议程的想法

- 下班后去买一双跑步鞋(对比:我要跑步并不是一个下一步行动,怎么跑,有没有准备,每天跑多少都不明确)

以上都是我们可以实施的、真实而具体的行动,一眼看到就可以马上执行起来。


确定了下一步行动后的处理

一旦你决定了下一步行动,也就是那些可执行、可操作的具体行动,并且只有将其完成之后才能推动整个事情向着既定目标发展的行动。你就会面临以下三种选择:

1、立即执行。如果这个行动能在两分钟内完成,那么你就应该立即执行,执行完成点击收集箱上方的完成按钮;

2、委托(邀请)给他人。你需要问自己是否是解决这个问题的最佳人选。如果回答是否定的,那就委托一个合适的人员去办理,点击收集箱上方的共享给他人按钮,并选择适当的办人员;

3、如果预计花费的时间超过两分钟,而你又是最佳人选,那你需要把它设定好执行开始、截止时间列入日程表,或设置标签、所属分组等记录在“下一步行动”透视(或分组)中,以便恰当的时间去处理。